Uma nova perspectiva sobre produtividade
Produtividade não significa necessariamente trabalhar mais. Isto é, não adianta adicionar mais duas horas ao seu dia de trabalho se você não está gerando mais resultados. Muitas vezes, o aumento do tempo de trabalho se traduz em maior improdutividade.
Gosto de associar produtividade ao tempo livre. Se alguém leva três horas para fazer uma tarefa que eu concluo em uma hora, então eu tenho duas horas livres para me dedicar a outras atividades. Isso é ser produtivo.
Por exemplo, imagine que você tem a tarefa diária de elaborar relatórios. Inicialmente, essa atividade leva três horas do seu dia. Ao aplicar ferramentas de automação e aprimorar suas habilidades em softwares específicos, você consegue reduzir esse tempo para uma hora. Essa economia de duas horas pode ser redirecionada para outras tarefas importantes ou até mesmo para um merecido descanso, aumentando assim sua satisfação geral com o trabalho.
Além disso, considere a organização de e-mails. Muitas pessoas gastam uma quantidade significativa de tempo filtrando e respondendo e-mails. Ao utilizar filtros automáticos, criar respostas padrão para as perguntas mais frequentes, e dedicar blocos específicos do dia para lidar com e-mails, é possível reduzir drasticamente o tempo gasto nessa atividade. Assim, mais tempo se torna disponível para focar em tarefas que realmente impulsionam os resultados da empresa.
O desafio das 24 horas
Todos nós temos 24 horas em um dia e não podemos acumulá-las para o dia seguinte. Isso é o mais democratico. E o que nos diferencia uns dos outros é a maneira como usamos essas 24 horas.
No entanto, nem todas as horas são iguais. A forma como escolho usar meu tempo me define. Para mim, que já fui um procrastinador, essa foi uma realização difícil, mas necessária.
Reconhecendo a importância de otimizar as horas do dia, iniciei um processo de autoavaliação e ajuste das minhas rotinas. Um exemplo prático dessa mudança envolveu minha abordagem em relação à elaboração de relatórios, uma tarefa que dominava grande parte do meu dia. Eu decidi investir tempo aprendendo a usar softwares de automação, o que inicialmente pareceu um gasto de tempo, mas que se pagou exponencialmente. Ao automatizar parte do processo, reduzi o tempo de elaboração de cada relatório de três horas para pouco menos de uma hora.
O impacto disso foi tremendo. Não só consegui alocar essas duas horas economizadas para desenvolver novas estratégias de mercado, o que aumentou minha contribuição para os objetivos da empresa, mas também pude dedicar mais tempo ao meu bem-estar, praticando esportes e passando um tempo de qualidade com minha família. Este é apenas um exemplo de como a reavaliação e o ajuste consciente de minhas rotinas diárias possibilitaram uma transformação significativa na minha produtividade e qualidade de vida.
A vida de um procrastinador
Ser um procrastinador pode ser um fardo pesado. Pode causar ansiedade, frustração e até um sentimento de incapacidade. Independentemente de quão empolgante seja o dia seguinte, se você é um procrastinador, pode não conseguir mudar.
A procrastinação é muitas vezes vista como uma luta interna, mas exemplificando com a vida cotidiana, podemos observar seu impacto de forma clara. Tomemos, por exemplo, a tarefa de elaboração de relatórios que mencionei anteriormente. Como procrastinador, eu adiava constantemente essa atividade até o último minuto possível, o que resultava em trabalho sob pressão e, muitas vezes, em resultados inferiores. A procrastinação transformava o que poderia ser uma tarefa de uma hora em uma atividade de três horas, consumindo não só tempo mas também energia mental.
Além disso, a gestão de e-mails pode ser outro campo minado para os procrastinadores. Ao invés de lidar com eles de forma eficiente, eu permitia que a caixa de entrada se acumulasse, criando uma tarefa aparentemente insuperável. Procrastinar neste aspecto não só atrasava minhas respostas mas também me impedia de focar em atividades mais produtivas. Era um ciclo vicioso de atraso e ineficiência.
Os exemplos acima ilustram a realidade tangível da procrastinação no ambiente de trabalho. No entanto, ao adotar estratégias como a automação de tarefas repetitivas e o bloqueio de períodos específicos para gestão de e-mails, consegui não só melhorar minha produtividade mas também minha sensação de controle e satisfação profissional. Este processo de transformação destacou que, ao enfrentar a procrastinação e reorganizar minhas prioridades, era possível realizar mudanças significativas tanto no desempenho profissional quanto na qualidade de vida.
Quatro formas de ser mais produtivo
A boa notícia é que existem quatro práticas baseadas em pesquisa que podem ajudar a aumentar sua produtividade. A mais eficaz delas é fazer pausas. De acordo com um pesquisa, devemos fazer uma pausa de 20 minutos após cada 90 minutos de trabalho.
Isso não significa que você deve fazer uma pausa depois de não ter feito nada. As pausas servem para energizar e são mais eficazes quando são realizadas após um período de trabalho focado.
Além das pausas, outros métodos incluem definir metas claras, limitar interrupções e utilizar a técnica Pomodoro. Vamos tomar como exemplo a técnica das pausas, já mencionada. No contexto do meu dia a dia, após implementar essa prática, observei uma melhora significativa na minha concentração e produtividade. Ao dedicar 90 minutos ininterruptos à elaboração de relatórios, seguidos de uma pausa de 20 minutos para uma caminhada ou um café, consegui não apenas aumentar a qualidade do meu trabalho mas também manter um nível de energia consistente ao longo do dia. Essa abordagem me permitiu completar tarefas mais complexas em menos tempo e com menor sensação de esgotamento. Este método contrasta fortemente com meus hábitos anteriores, onde o adiamento e as interrupções frequentes diluíam minha atenção e eficácia. Ao integrar essas pausas estratégicas, tornei-me capaz de enfrentar até mesmo as tarefas mais desafiadoras com um foco renovado, exemplificando como uma simples reestruturação do tempo de trabalho pode produzir resultados tangíveis.
Ajuste o método ao seu ritmo de trabalho
Não há uma regra universal para a duração das pausas. A pesquisa mencionada acima sugere 90-20, mas isso pode ser ajustado ao seu ritmo de trabalho. O importante é determinar a duração que melhor funciona para você.
Para encontrar o equilíbrio ideal entre períodos de trabalho e pausas, é crucial experimentar e observar o que mais aprimora a sua produtividade. No meu caso, comecei com a sugestão da pesquisa de 90-20, mas logo percebi que para certas tarefas, uma configuração de 50-10 se mostrava mais eficaz. Por exemplo, quando trabalhava em tarefas que exigiam alta concentração, como a análise de dados financeiros, a pausa após 50 minutos me ajudava a manter a mente afiada e evitava a fadiga mental.
Da mesma forma, durante sessões de brainstorming ou quando estava imerso em projetos criativos, estender o trabalho para 90 minutos antes de uma pausa permitia que minha criatividade fluísse mais livremente, sem interrupções prematuras. Por meio desses ajustes, consegui personalizar meu cronograma para se adaptar melhor às demandas variáveis do dia de trabalho, maximizando assim minha eficiência e qualidade do trabalho entregue.
Este processo de ajuste demonstra a flexibilidade da abordagem 90-20 e reforça a importância de personalizar as técnicas de produtividade para se alinharem com as necessidades e ritmos individuais de trabalho.
Conclusão
A jornada para superar a procrastinação e aumentar a produtividade é profundamente pessoal e requer uma abordagem que respeite nossos ritmos e particularidades inerentes. Ao explorar e adaptar métodos que vão desde pausas estratégicas até a utilização de técnicas como a Pomodoro, podemos não apenas melhorar nossa eficiência no trabalho, mas também nossa satisfação pessoal e bem-estar mental. O caminho para transformação demanda uma reavaliação contínua de nossas práticas diárias, reconhecendo que a verdadeira produtividade se alinha não apenas ao cumprimento de tarefas, mas também ao cultivo de um ambiente de trabalho que valoriza o equilíbrio e a saúde mental. Assim, não apenas conquistamos nossas listas de tarefas, mas também passamos a viver de maneira mais plena e equilibrada, enfrentando cada dia não como uma sucessão de obstáculos, mas como uma oportunidade de crescimento e aprendizado contínuos.
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